Das Vernetzungsprojekt ist ein “Verbesserungsprojekt”, bei dem zentrale Prozesse an der Hochschule reorganisiert und dadurch verbessert werden sollen.

Prozesse (oder Abläufe oder Workflows) finden sich überall. An einer Hochschule gehören dazu u.a. die Immatrikulation eines Studenten oder einer Studentin, die Anstellung eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin, Fachwechsel von Studierenden, Urlaubsanträge von MitarbeiterInnen, Bestellungen usw.

Das aktuelle Problem nicht nur an unserer PH, sondern auch an anderen Hochschulen sowie in Wirtschaftsbetrieben, besteht darin, dass manche Prozesse nicht ineinander greifen, woraus letztlich Reibungsverluste und Mehraufwände für alle Beteiligten resultieren. Ein Beispiel hierfür ist, dass Erstsemester ihre Login-Daten derzeit noch am ersten Tag des Vorlesungszeitraums erhalten, manche Anmeldefristen in Stud.IP jedoch bereits vor diesem Datum enden. Die Studierenden haben dann den Mehraufwand, sich zuvor schon um ihre Account-Daten zu bemühen, unsere IT hat den Mehraufwand, die Daten manuell und außer der Reihe bereitzustellen etc. (Dass manche Abläufe nicht optimal sind, ist nicht die “Schuld” von jemandem, sondern ein ganz normaler “Verschleiß”. Prozessoptimierung gehört auch an Hochschulen zur Normalität.)

Das Ziel des Vernetzungsprojekts (oder kurz: VNProjekt) besteht dann auch konsequenterweise darin, die Abläufe zu verbessern und die Mehraufwände zu reduzieren. Dazu werden zentrale Prozesse standardisiert und automatisiert, transparenter gestaltet und beschleunigt. Die Prozesse lassen sich drei Bereichen zuordnen, die in Prozesse näher beschrieben sind:

  • Lifecycle-Management Studierende und Personal (“LCM”)
  • Lehrveranstaltungmanagement (“LVM”)
  • Prüfungsverwaltung (“PV”)

An unserer PH soll zudem ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
etabliert werden, um die Nachhaltigkeit des Projekts zu sichern.

Das Projekt läuft vom 01. Januar 2011 bis zum 31. Dezember 2012. Die PHn in Freiburg und Weingarten erarbeiten Referenzmodelle, die an den PHn in Heidelberg, Karlsruhe, Ludwigsburg und Schwäbisch Gmünd übernommen und adaptiert werden. An der Pädagogischen Hochschule Schwäbisch Gmünd wurde dazu folgende Projektstruktur implementiert:

Zu den Meilensteinen des Projekts zählt u.a. die Einrichtung eines Identitätsmanagementsystems (IdM). Bislang werden Personen- und andere Daten in unterschiedlichen Systemen gespeichert. Diese redundante Datenhaltung führt dazu, dass dasselbe Datum an mehreren Stellen geändert werden muss. Wird aber eine Änderung versäumt, liegen konkurrierende Daten vor. Mit dem IdM wird eine zentrale Datenbank geschaffen, die aus den führenden Systemen gespeist wird und nachgeordnete Systeme speist. Eine datenschutzrechtliche Absicherung erfolgt u.a. durch die Einbeziehung des lokalen Datenschutzbeauftragten. Neben der schon angesprochenen verbesserten Datenhaltung ist ein weiterer Vorteil, dass für die verschiedenen Dienste an der PH (Netz, Stud.IP, LSF, Bibliothek) nur noch ein Konto notwendig sein wird.

Gleichzeitig schafft das VNProjekt die Voraussetzungen für ein Campusmanagementsystem, das ab 2012 eingeführt werden soll und u.a. folgende weitere Vorteile bietet:

  • verbesserte Self-Service-Funktionen für Studierende (Noteneinsicht etc.)
  • effizientere administrative Abwicklung des Prüfungswesens für Lehrende, Abteilungen, Institute und Fakultäten
  • Sicherstellung der gesamteuropäischen Kompatibilität der Hochschule